Die Verwaltung von Mietwohnungen läuft heute selten mehr über Papierdossiers und den persönlichen Aktenordner. Bewerbungen für eine Wohnung laufen über Online-Formulare, die Bonität wird per Knopfdruck bei einem externen Anbieter abgefragt, Mängelmeldungen landen in einem Ticketsystem, und der Stromverbrauch wird minutengenau von einem Smart Meter erfasst.
Wer bearbeitet eigentlich die Daten?
Früher war meist klar: Die Vermieterschaft oder die Verwaltung sammelt und nutzt die Daten der Mietinteressent:innen und Mieter:innen. Heute sind daran oft weitere Akteure beteiligt – Software- und Cloud-Anbieter, Betreiber von Mieterportalen und Bonitätsdienste. Dabei kommt es nicht auf die Bezeichnung im Vertrag an, sondern darauf, wer tatsächlich bestimmt, wozu und wie Daten bearbeitet werden. Je nachdem, wie ein Softwareanbieter die Auswahl von Mietinteressent:innen inhaltlich mitgestaltet, kann er datenschutzrechtlich sogar (mit-)verantwortlich sein.
Von der Bewerbung bis zum Einzug
Bereits beim Bewerbungsformular stellt sich die Frage, welche Angaben zulässig sind. Name, Kontaktdaten oder ein ungefähres Einkommen dürfen in aller Regel erhoben werden; heikler wird es bei Fragen zu Familienstand, Nationalität oder Gesundheit, die für die Wohnungsvergabe grundsätzlich nichts zur Sache tun. Auch die Praxis, Bewerber:innen über Social-Media-Profile zu recherchieren, ist datenschutzrechtlich nur in engen Grenzen zulässig, weil solche Profile oft wenig über die Eignung als Mieter:in aussagen, dafür aber besonders schützenswerte Informationen preisgeben können.
Während des Mietverhältnisses
Auch nach Vertragsschluss begleiten digitale Systeme das Mietverhältnis: Mieterportale, elektronische Dossiers, Ticketsysteme für Mängelmeldungen und smarte Zähler für Strom und Wasser. All diese Systeme müssen zweckgebunden bleiben – Daten aus dem Mieterdossier etwa dürfen nicht einfach für Marketingzwecke weiterverwendet werden. Besondere Vorsicht ist bei internen Vermerken zu einzelnen Mietparteien geboten: Diese können mit der Zeit ein regelrechtes «Mieterprofil» entstehen lassen, was besonders strengen Anforderungen an Sachlichkeit und Richtigkeit unterliegt.
Was das für die Praxis bedeutet
Für Vermieterschaft und Verwaltungen gilt: Digitalisierung darf nicht einfach «nebenbei» laufen, sondern sollte bewusst und mit klaren Verantwortlichkeiten organisiert werden – von durchdachten Verträgen mit Software- und Cloud-Anbietern bis zu einem Löschkonzept für nicht mehr benötigte Daten. Verstösse gegen das Datenschutzgesetz können mit hart sanktioniert werden.
Der vollständige Fachbeitrag von David Hug ist erschienen in: mietrechtspraxis (mp) 2/2026, S. 95–116.
28.08.2026
