Die jüngsten Umsatzziele, die Vorstellung neuer Mitarbeitenden oder ein launiger Bericht zur Firmenweihnacht – viele Unternehmen verfügen über ein internes Kommunikationssystem, über das sie Mitarbeitende über Neuigkeiten und Entwicklungen im Unternehmen informieren. In grossen Betrieben übernimmt diese Aufgabe nicht selten eine eigene Kommunikationsabteilung, die für eine einheitliche Kommunikation sorgt, was, das sagen Studien, einen positiven Effekt auf die Effizienz des Unternehmens hat und die Zufriedenheit des Personals fördert.
Auch im Arbeitskontext ist der Datenschutz zu beachten
Aus rechtlicher Sicht ist jedoch Vorsicht geboten. Denn interne Newsletter und Informationsschreiben enthalten oftmals Personendaten. Unter dem Begriff sind alle Daten zu verstehen, die einen Bezug zu einer konkreten Person haben. Die Erwähnung von Namen, Fotos, Funktionen oder Jubiläen kann daher datenschutzrechtlich relevant sein. Unternehmen müssen sicherstellen, dass solche Informationen nur mit Zustimmung der betroffenen Personen veröffentlicht und ausschliesslich innerhalb des vorgesehenen Rahmens geteilt werden. Zudem ist darauf zu achten, dass keine sensiblen Daten – etwa zu Krankheit, Leistung oder laufenden Personalverfahren – über interne Kommunikationskanäle verbreitet werden. Auch das Prinzip der Zweckbindung gilt: Daten, die ursprünglich zu administrativen Zwecken erhoben wurden, dürfen nicht ohne weiteres zu Kommunikationszwecken weiterverwendet werden.
Insbesondere bei der Kommunikation über personalrechtliche Fragen ist besondere Zurückhaltung geboten. Hier drohen nicht nur Datenschutzverstösse, sondern auch Konflikte mit arbeitsrechtlichen Pflichten wie der Fürsorge- und Geheimhaltungspflicht. Informationen über Disziplinarverfahren, Kündigungen oder interne Konflikte gehören grundsätzlich nicht in Rundmails oder Team-Updates. Stattdessen sollten solche Themen individuell, vertraulich und mit klarer Abgrenzung zwischen Informationsinteresse und Persönlichkeitsrechten behandelt werden. Führungskräfte und Kommunikationsverantwortliche sind daher gut beraten, entsprechende Richtlinien zu definieren und regelmässig Schulungen durchzuführen, um die Sensibilität im Umgang mit Personendaten zu fördern.
Klare Regeln und geschulte Mitarbeitende
Eine funktionierende interne Kommunikation ist für den Unternehmenserfolg wichtig: Sie stärkt den Zusammenhalt, fördert Transparenz und hat nicht selten einen positiven Effekt auf die Unternehmenskultur. Gleichzeitig verlangt sie jedoch ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit Personendaten und personalrechtlichen Informationen. Wo Kommunikation auf Datenschutz trifft, braucht es klare Regeln, geschulte Mitarbeitende und ein Bewusstsein dafür, dass nicht jede Information für die gesamte Belegschaft bestimmt ist.
Dieser Beitrag erschien auch auf der Webseite der Wirtschaftskammer Baselland.
